Pressemappe erstellen: Was gehört hinein? (+ Beispiele)

Genau hier kommt eure Pressemappe ins Spiel. Betrachtet sie als Self-Checkout für Journalist:innen: ein einziger Link mit allem, was sie brauchen, um über eure Marke zu berichten. Je schneller Redaktionen die richtigen Informationen finden, desto größer ist die Chance, dass eure Story aufgegriffen wird. In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr eine Pressemappe erstellt, die aktuell, übersichtlich und redaktionstauglich ist.

Was ist eine Pressemappe?

Eine Pressemappe, auch Medienkit oder Presskit genannt, ist eine kuratierte Sammlung von Materialien, die Journalist:innen alles an die Hand gibt, was sie für die Berichterstattung über euer Unternehmen, eure Produkte oder Veranstaltungen benötigen. Kurz gesagt: eine zentrale Anlaufstelle für eure Markengeschichte.

Moderne Pressemappen sind digital, interaktiv, auf die Bedürfnisse von Journalist:innen zugeschnitten und bieten Platz für vielseitige Multimedia-Inhalte. Richtig umgesetzt, erhöhen sie nicht nur die Sichtbarkeit und mediale Präsenz eurer Marke, sondern lassen sich auch schnell aktualisieren, einfach teilen und flexibel anpassen. So könnt ihr eure Pressemappe gezielt auf bestimmte Regionen, Zielgruppen oder Themen ausrichten, vom Firmenevent bis zu den Ergebnissen der Hauptversammlung.

Welche Vorteile bietet eine Pressemappe?

Eure Pressemappe sollte mehr sein als ein Ordner, in dem ihr wahllos Assets und Unternehmensinformationen sammelt. Eine gut aufgebaute Pressemappe bietet klare Vorteile, sowohl für euch als auch für die Journalist:innen, die ihr erreichen möchtet.

• Sie spart allen Beteiligten Zeit: Journalist:innen müssen Bildern, Logos oder zusätzlichen Informationen nicht hinterherlaufen. Alles, was sie brauchen, steht direkt zur Verfügung.
• Sie sorgt für konsistente Botschaften: Eine zentrale, verlässliche Quelle reduziert das Risiko, dass veraltete Informationen oder falsche Darstellungen veröffentlicht werden.
• Sie erhöht eure Sichtbarkeit: Je einfacher ihr es Redaktionen macht, über euch zu berichten, desto wahrscheinlicher wird eure Story aufgegriffen.
• Sie stärkt Professionalität und Vertrauen: Eine durchdachte Pressemappe zeigt, dass euer Team gut organisiert, erreichbar und mit den Anforderungen der Medien vertraut ist.

Was gehört in eine Pressemappe? (Mit echten Beispielen)

Jetzt zum Kern der Sache: Was sollte eure Pressemappe enthalten? Wir führen euch durch die wichtigsten Bestandteile und zeigen anhand echter Beispiele von Presspage-Kunden, wie eine überzeugende Pressemappe in der Praxis aussieht.

1. Kontaktdaten für die Medien

Dieser Punkt ist unverzichtbar. Wenn Journalist:innen Kontakt aufnehmen möchten, aber nicht sofort die richtige Ansprechperson finden, suchen sie möglicherweise woanders weiter.

Nennt deshalb eine direkte Kontaktperson für Medienanfragen und gebt folgende Informationen an:

• Vollständiger Name
• E-Mail-Adresse
• Direkte Telefonnummer, sofern ihr diese angeben möchtet
• Berufsbezeichnung oder Funktion, damit sofort klar ist, dass die Anfrage bei der richtigen Person landet

Bevorzugt ihr die Kontaktaufnahme per E-Mail, könnt ihr auch das deutlich angeben. Gibt es unterschiedliche Ansprechpersonen für bestimmte Regionen oder Themen, solltet ihr diese klar und übersichtlich auflisten.

Beispiel: Puma

Puma hält seine Pressekontakte übersichtlich und klar strukturiert. Die zuständigen Ansprechpersonen werden namentlich und mit direkter E-Mail-Adresse aufgeführt. Kein Suchen, kein Rätselraten, sondern ein schneller Weg zur richtigen Person.

Und wenn ihr Presspage nutzt: Mit Presspage könnt ihr eingehende Medienanfragen zentral verwalten und den gesamten Austausch mit Journalist:innen nachverfolgen, ohne dass euer Posteingang überquillt. Ihr seht, welche Anfragen noch offen sind, könnt Veröffentlichungen dokumentieren und bei Rückfragen oder weiteren Themen unkompliziert erneut Kontakt aufnehmen.

2. Aktuelle Pressemitteilungen

Aktuelle Pressemitteilungen geben Journalist:innen sofort einen Überblick darüber, womit sich eure Organisation gerade beschäftigt. Gleichzeitig liefern sie einen guten Ausgangspunkt für weiterführende Recherchen und mögliche Geschichten.

Wählt zwei bis drei Pressemitteilungen aus, die aktuelle und wirklich berichtenswerte Entwicklungen hervorheben. In der Automobilbranche könnte das die Einführung eines neuen Hybridmodells sein, im Gesundheitswesen die Ernennung einer neuen Pflegedirektorin und im Hochschulbereich die Bekanntgabe einer bedeutenden Forschungsförderung oder akademischen Auszeichnung.

Haltet eure Pressemitteilungen kompakt, übersichtlich und leicht auffindbar, idealerweise in eurem Unternehmens-Newsroom.

Beispiel: Smart Automobile

Der Marken-Newsroom von smart Automobile zeigt, wie übersichtlich eine Pressemappe aufgebaut sein kann. Pressemitteilungen sind klar kategorisiert, einfach zu durchsuchen und stets aktuell.

Profi-Tipp: Vermeidet tote Links und unübersichtliche PDF-Sammlungen. Mit einer Plattform wie Presspage könnt ihr euren Newsroom mithilfe von Content-Tags klar strukturieren. So lassen sich Inhalte nach Themen gruppieren und Journalist:innen finden schneller genau die Informationen, die für sie relevant sind.

3. Unternehmenshintergrund

Wenn Journalist:innen für grundlegende Informationen erst Wikipedia durchsuchen müssen, statt sie in eurer Pressemappe zu finden, steigt das Risiko, dass wichtige Details fehlen oder falsch wiedergegeben werden. Eure Pressemappe sollte deshalb einen klaren und prägnanten Überblick darüber geben, wer ihr seid, was ihr macht und warum das relevant ist.

Haltet diesen Abschnitt kurz, verständlich und auf den Punkt, zum Beispiel als einseitiges Dokument oder als klar strukturierten Bereich in eurem Newsroom.

Mindestens enthalten sein sollten euer Leitbild, eure Unternehmensgeschichte und wichtige Meilensteine.

Beispiel: KLM

KLM präsentiert seine Unternehmensinformationen übersichtlich und leicht zugänglich. Der Unternehmenshintergrund ist klar in einem Dropdown-Menü strukturiert, sodass Journalist:innen wichtige Fakten schnell finden, ohne sich durch lange Textseiten arbeiten zu müssen.

Profi-Tipp: Dieser Abschnitt ist der ideale Ort für euren Boilerplate-Text, also den kurzen, wiederverwendbaren „Über uns“-Absatz, der am Ende eurer Pressemitteilungen steht.

4. Biografien und Porträtfotos der Führungskräfte

Journalist:innen suchen häufig nach glaubwürdigen Expert:innen und starken Stimmen für ihre Berichterstattung. Macht es ihnen deshalb leicht, die Menschen hinter eurer Marke kennenzulernen: mit kurzen Biografien und professionellen Porträtfotos eurer Führungskräfte.

Folgende Informationen sollten enthalten sein:

• Namen und Funktionen der Führungskräfte sowie einige wichtige Stationen ihrer Laufbahn
• Porträtfotos zum Herunterladen, idealerweise als JPG oder PNG in hoher und niedriger Auflösung

Beispiel: Booking.com

Booking.com setzt auf ein übersichtliches und funktionales Design. Auf einer eigenen Seite werden die wichtigsten Führungskräfte vorgestellt, inklusive Kurzbiografien, Porträtfotos und ihrer jeweiligen Fachgebiete. Das ist ideal für Journalist:innen, die schnell Hintergrundinformationen oder passende Ansprechpersonen für ihre Berichterstattung suchen.

Profi-Tipp: Wenn ihr regelmäßig Sprecher:innen für Interviews oder Kommentare vorschlagt, ergänzt ihre Profile um Informationen zur Medienverfügbarkeit und zu den Themen, zu denen sie fundiert Stellung nehmen können.

5. Logos und Markenmaterialien

Euer Logo gehört zu den am häufigsten verwendeten Elementen in der Berichterstattung über eure Marke. Stellt deshalb sicher, dass Journalist:innen von Anfang an Zugriff auf die richtigen Dateien und Formate haben. Sonst besteht die Gefahr, dass eine veraltete, unscharfe oder falsch zugeschnittene Version verwendet wird.

Bietet verschiedene Varianten eures Logos an:

• Farbige sowie schwarz-weiße Versionen
• Dateien in hoher und niedriger Auflösung
• Geeignete Formate für digitale und gedruckte Medien

Beispiel: Whataburger

Whataburger bietet einen übersichtlich strukturierten Multimedia-Bereich mit herunterladbaren Logos und Markenbildern. So können Journalist:innen direkt auf die richtigen Materialien zugreifen, ohne erst das Designteam kontaktieren zu müssen.

Profi-Tipp: Kennzeichnet Dateiformate und Varianten eindeutig. Zusätzlich könnt ihr alle wichtigen Materialien in einer einzigen ZIP-Datei zum Download anbieten. Das spart allen Beteiligten Zeit.

6. B-Roll-Material und Fotos

Worte sind wichtig, doch oft machen starke Bilder den entscheidenden Unterschied. Hochwertige Fotos und professionelles B-Roll-Material helfen Journalist:innen dabei, eure Geschichte über verschiedene Kanäle hinweg anschaulich zu erzählen.

Folgende Materialien solltet ihr bereitstellen:

• Produkt- oder Dienstleistungsaufnahmen
• Bilder des Teams oder der Führungskräfte
• Aufnahmen von Büros, Veranstaltungen oder Standorten
• Kurze B-Roll-Clips für TV, Online-Medien und soziale Netzwerke

Achtet außerdem darauf, dass alle Materialien in hoher Auflösung verfügbar, professionell produziert und eindeutig beschriftet sind. Eine übersichtliche Vorschau und ein unkomplizierter Download erleichtern die Nutzung zusätzlich.

Beispiel: Heineken

Die Mediengalerie von Heineken bietet eine große Auswahl an hochwertigem Bildmaterial, von Produktaufnahmen bis hin zu Porträts der Führungskräfte. Alle Inhalte stehen zum Download bereit und sind klar kategorisiert, sodass Presse und Partner schnell das passende Material finden.

Profi-Tipp: Weniger ist oft mehr. Beschränkt euch auf eine kuratierte und relevante Auswahl. Niemand möchte sich durch 200 unbeschriftete Dateien mit Namen wie „final_final_v2.jpg“ scrollen.

7. Zusätzliche Elemente

Sobald die wichtigsten Grundlagen abgedeckt sind, könnt ihr eure Pressemappe um zusätzliche Inhalte ergänzen, die sie für Journalist:innen noch nützlicher machen. Das lohnt sich besonders, wenn ihr in einer komplexen oder stark regulierten Branche tätig seid.

Zu den optionalen, aber hilfreichen Ergänzungen gehören:

• Externe Medienberichte oder Produktbewertungen
• Auszeichnungen und Zertifizierungen
• FAQs oder Faktenblätter zu eurem Unternehmen und euren Angeboten
• Krisenstatements oder vorab freigegebene Zitate für sensible Themen

Beispiel: GORE-TEX

GORE-TEX bietet eine eigene Veranstaltungsseite, auf der Journalist:innen sich schnell über bevorstehende Auftritte, Branchenkonferenzen und Markenveranstaltungen informieren können. Das ist besonders hilfreich für die Vorab- oder Live-Berichterstattung.

So verbreitet ihr eure Pressemappe

Selbst die beste Pressemappe bringt wenig, wenn sie in einem vergessenen Ordner verstaubt. So sorgt ihr dafür, dass sie gefunden und tatsächlich genutzt wird.

1. Stellt sie in eurem Newsroom bereit

Eure Pressemappe sollte direkt in eurem digitalen Newsroom zu finden sein und nicht als PDF fünf Klicks tief auf der Website versteckt liegen. Mit Presspage könnt ihr eine zentrale, markengerechte Plattform schaffen, die für Journalist:innen jederzeit zugänglich ist und sich leicht aktualisieren lässt.

2. Passt sie an euren Pitch an

Hängt nicht einfach an jede E-Mail dieselbe Pressemappe an. Stimmt die Inhalte auf den jeweiligen Schwerpunkt eures Pitches ab: Hebt Produktinformationen für Tech-Medien hervor, stellt Führungskräfte für Wirtschaftsthemen in den Vordergrund oder ergänzt passendes Bildmaterial für Lifestyle-Beiträge.

3. Verlinkt sie in eurer E-Mail-Signatur

Macht es Journalist:innen leicht, eure Pressemappe zu finden, ohne erst danach fragen zu müssen. Ein einfacher Link in eurer E-Mail-Signatur sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen jederzeit erreichbar sind.

4. Verlinkt sie in euren Pressemitteilungen

Eure Pressemappe sollte von jeder veröffentlichten Pressemitteilung aus mit nur einem Klick erreichbar sein. So liefert ihr sofort zusätzlichen Kontext und passendes Begleitmaterial, ohne die eigentliche Meldung zu überladen.

5. Haltet sie aktuell

Veraltete Logos, überholte Biografien und defekte Links wirken unprofessionell und können das Vertrauen in eure Marke beeinträchtigen. Überprüft eure Pressemappe deshalb regelmäßig, zum Beispiel einmal pro Quartal, und aktualisiert Inhalte, sobald sich etwas ändert.

So vereinfacht Presspage die Erstellung von Pressemappen

Eine Pressemappe zu erstellen, muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Tools lassen sich Inhalte zentral organisieren, schnell aktualisieren und gezielt für unterschiedliche Medienanfragen zusammenstellen.

Mit Presspage könnt ihr:

• Alle Inhalte zentral in einem professionellen Newsroom im Look eurer Marke bereitstellen
• Informationen innerhalb weniger Minuten aktualisieren, ohne auf Entwickler:innen angewiesen zu sein oder lange nach Dateien suchen zu müssen
• Multimedia-Inhalte unkompliziert hinzufügen, von Pressemitteilungen und Logos bis hin zu Videos und Porträtfotos
• Pressemappen mithilfe flexibler Module und intelligenter Inhaltsblöcke auf einzelne Pitches, Themen oder Zielgruppen zuschneiden
• Nachvollziehen, welche Inhalte Journalist:innen tatsächlich aufrufen und nutzen

Ganz gleich, ob ihr bei null anfangt oder eure bestehende Pressemappe dringend überarbeiten müsst: Presspage bietet euch die Struktur, Geschwindigkeit und Flexibilität, um Medieninhalte effizient zu verwalten und Redaktionen schnell mit den richtigen Materialien zu versorgen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Eine gute Pressemappe erleichtert Journalist:innen die Arbeit und erhöht die Chancen, dass eure Story aufgegriffen wird. Wenn ihr die wichtigsten Informationen bereitstellt, eure Inhalte aktuell haltet und die Auswahl auf den jeweiligen Pitch abstimmt, schafft ihr die Grundlage für eine stärkere Berichterstattung und eine reibungslosere Zusammenarbeit mit den Medien.

Ergänzt hochwertige Bilder, klare Kontaktdaten und eine zentrale Plattform, auf der alle Materialien leicht zugänglich sind, und ihr habt eine Pressemappe, die ihren Zweck wirklich erfüllt.

Möchtet ihr eine Pressemappe erstellen, die all das bietet, ohne unnötigen Aufwand? Entdeckt, wie andere Presspage-Kunden ihre Inhalte strukturieren und Pressemappen erstellen, die von Journalist:innen tatsächlich genutzt werden.